Angebot schreiben und Auftrag bestätigen

Kurz: Ein gutes Angebot nennt Leistung, Preis, Dauer und Bedingungen klar; erst mit der Annahme durch den Kunden entsteht ein Vertrag, den man schriftlich bestätigen sollte.

Genauer: Wer Dienstleistungen oder Produkte anbietet, schreibt oft zuerst ein Angebot. Es dient dem Kunden zum Vergleichen und dir zur Absicherung. Dies ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung; Regeln und Fristen ändern sich, prüfe sie bei Finanzamt, IHK oder Steuerberatung.

Im Detail

Was ins Angebot gehört

• Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift, Datum, Angebotsnummer.
• Leistungsbeschreibung möglichst genau (Umfang, Menge, Ergebnis, was nicht enthalten ist).
• Preis: Einzel- und Gesamtpreise, Stundensätze, ob netto oder brutto (bei Kleinunternehmern Hinweis nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer).
• Zeitraum/Lieferzeit und Gültigkeit („Angebot gültig bis …“).
• Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Anzahlung, Raten).
• Hinweise auf Änderungen und Zusatzleistungen (Stundensatz bei Mehraufwand) und, falls vorhanden, AGB.

Rechtlicher Rahmen

Ein Angebot ist ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags; nimmt der Kunde es an, kommt der Vertrag zustande. Mit „freibleibend“ oder „unverbindlich“ kann man sich Änderungen vorbehalten. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung; erhebliche Überschreitungen muss man dem Kunden mitteilen. Bei Minderjährigen ist ein Vertrag nur mit Zustimmung der gesetzlichen Vertreter wirksam; beim selbstständigen Betrieb mit gerichtlicher Genehmigung gelten besondere Regeln (siehe Hinweise zum Gewerbe als Minderjähriger).

Auftragsbestätigung

Nach der Annahme schreibt man eine Auftragsbestätigung mit den vereinbarten Eckdaten: Leistung, Preis, Termine. So gibt es einen schriftlichen Beleg, und Missverständnisse fallen früh auf. Bei Änderungswünschen neue Absprache schriftlich festhalten (E-Mail genügt oft). Bewahre Angebote, Bestätigungen und Korrespondenz auf; sie zählen zu den Geschäftsbriefen.

Praxis-Tipps

Kalkuliere realistisch (Zeit, Material, Fahrtkosten, Steuern, Puffer); zu niedrige Preise sind der häufigste Fehler. Formuliere verständlich statt in Fachsprache. Setze eine Gültigkeit, bitte um schriftliche Bestätigung und nenne einen klaren Ansprechpartner. Vorlagen helfen, aber passe sie an. Setze bei größeren Aufträgen auf eine Anzahlung.

Siehe auch: Preise kalkulieren, Rechnungen schreiben, Verträge und AGB, Kleinunternehmerregelung