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Rechnungen schreiben: Pflichtangaben und Vorlage

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tagsrechnung, pflichtangaben, ustg, kleinunternehmer

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Rechnungen schreiben: Pflichtangaben und Vorlage

Kurz: Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, sonst ist sie fehlerhaft. Für Kleinunternehmer gelten Erleichterungen, aber auch sie müssen den Verzicht auf Umsatzsteuer erwähnen.

Pflichtangaben (nach § 14 UStG)

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers.
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden.
  3. Ausstellungsdatum.
  4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben.
  5. Menge und Art der Lieferung oder Leistung.
  6. Zeitpunkt der Leistung (oder des Leistungszeitraums).
  7. Entgelt und, falls vorhanden, im Voraus gewährte Minderungen.
  8. Steuersatz und Steuerbetrag oder, bei Befreiung, ein Hinweis darauf.

Bei Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnung) reichen weniger Angaben (kein Empfänger, nur Steuersatz).

Kleinunternehmer

Keine Umsatzsteuer ausweisen, stattdessen einen Hinweis wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ (Kleinunternehmer: Grenzen und Wechsel zur Regelbesteuerung). Trotzdem Steuernummer und alles andere angeben.

Praktisch

  • Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN) nennen, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“.
  • Rechnungen fortlaufend nummerieren, z. B. 2026-001, und alle aufbewahren (Unterlagen meist 8 Jahre, siehe Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)).
  • Elektronische Rechnungen (PDF) sind erlaubt. Für Geschäftskunden gilt zunehmend die E-Rechnung (strukturiertes Format): Empfangen müssen sie schon alle Unternehmen, Ausstellen ist bei Umsätzen mit anderen Unternehmen nach Übergangsfristen Pflicht.

Vorlage

Rechnung Nr. 2026-001            Datum: 12.03.2026
Mia Beispiel, Beispielweg 1, 12345 Ort, Steuernr. 123/456/78901

An: Kunde GmbH, Kundenstraße 5, 54321 Stadt

Leistung: Erstellung einer Webseite (Leistungszeitraum 01.-10.03.2026)
Betrag:   300,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar bis 26.03.2026 auf IBAN DE.. .... .... .... .... ..

Das Werkzeug „Rechnungs-Generator“ auf dieser Website erledigt das. Keine Rechtsberatung.

Siehe auch: Ein Jahr Buchführung als Beispiel (EÜR)

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