Як скласти комерційну пропозицію та підтвердити замовлення

Коротко: Хороша пропозиція чітко називає послугу, ціну, строк і умови; договір виникає лише з прийняттям замовником, і його потрібно підтвердити письмово.

Докладніше: Хто пропонує послуги чи товари, часто спершу пише пропозицію (Angebot). Вона слугує замовникові для порівняння, а вам — для захисту. Це загальна інформація, а не юридична чи податкова консультація; правила й строки змінюються, перевіряйте їх у податковій, палаті чи в податкового консультанта.

Подробиці

Що має бути в пропозиції

• Відправник і одержувач з повною адресою, дата, номер пропозиції.
• Опис послуги якомога точніше (обсяг, кількість, результат, що не включено).
• Ціна: ціни за одиницю та підсумкові, погодинні ставки, нетто чи брутто (для малого бізнесу примітка за § 19 UStG без ПДВ).
• Строк/час постачання і строк дії («пропозиція дійсна до …»).
• Умови оплати (строк оплати, аванс, платежі частинами).
• Зауваження щодо змін і додаткових послуг (погодинна ставка за додаткові зусилля) та, якщо є, умови.

Правові рамки

Пропозиція — це оферта на укладення договору; якщо замовник її приймає, договір виникає. Застереженням «можливі зміни» чи «без зобов’язань» можна залишити за собою зміни. Кошторис — оцінка; значне перевищення потрібно повідомити замовнику. Для неповнолітніх договір дійсний лише за згоди законних представників; для самостійного бізнесу зі схваленням суду діють особливі правила (див. нотатки про бізнес неповнолітнього).

Підтвердження замовлення

Після прийняття ви пишете підтвердження замовлення з погодженими ключовими даними: послуга, ціна, строки. Так з’являється письмовий запис, а непорозуміння виявляються рано. За запитів на зміну фіксуйте нову домовленість письмово (часто достатньо електронної пошти). Зберігайте пропозиції, підтвердження та листування; вони вважаються діловими листами.

Практичні поради

Рахуйте реалістично (час, матеріали, транспортні витрати, податки, запас); надто низькі ціни — найчастіша помилка. Пишіть зрозуміло, а не жаргоном. Встановіть строк дії, просіть письмове підтвердження та назвіть чітку контактну особу. Шаблони допомагають, але адаптуйте їх. Для більших замовлень просіть аванс.

Див. також: Розрахунок цін, Як писати рахунки, Договори та умови для малих засновників, Правило малого підприємства