Як писати рахунки: обов’язкові дані та шаблон

Коротко: Рахунок має містити певні дані, інакше він помилковий. Малим підприємцям надаються спрощення, але й вони повинні вказувати відмову від ПДВ.

Обов’язкові дані (за § 14 UStG)

1. Повні ім’я та адреса постачальника й одержувача.
2. Податковий номер або ідентифікаційний номер ПДВ постачальника.
3. Дата виставлення.
4. Послідовний номер рахунку, що присвоюється один раз.
5. Кількість і вид поставки чи послуги.
6. Час надання послуги (або період надання).
7. Винагорода та, за наявності, заздалегідь надані знижки.
8. Ставка податку й сума податку або, за звільнення, примітка про це.

Для рахунків до 250 € (рахунок на невелику суму) достатньо менше даних (без одержувача, лише ставка податку).

Малі підприємці

ПДВ не показують; натомість примітка на кшталт: «ПДВ не нараховується згідно з § 19 UStG». (Мале підприємство: межі та перехід). Податковий номер і все інше, як і раніше, вказуйте.

Практика

• Вкажіть строк оплати й банківські дані (IBAN), наприклад «сплатити протягом 14 днів».
• Нумеруйте рахунки послідовно, наприклад 2026-001, і зберігайте їх усі (документи зазвичай 8 років, див. звіт про прибуток касовим методом).
• Електронні рахунки (PDF) дозволені. Для бізнес-клієнтів дедалі частіше діє електронний рахунок (структурований формат): усі підприємства вже мають уміти його отримувати, виставлення під час продажів іншим підприємствам обов’язкове після перехідних періодів.

Шаблон

Рахунок № 2026-001               Дата: 12 березня 2026
Міа Мустер, Музтервег 1, 12345 Місто, податковий № 123/456/78901
Кому: Клієнт GmbH, Клієнтштрассе 5, 54321 Місто
Послуга: Створення сайту (період надання 1–10 березня 2026)
Сума:  300,00 €
ПДВ не нараховується згідно з § 19 UStG.
До сплати до 26 березня 2026 на IBAN DE.. .... .... .... .... ..

Інструмент «Генератор рахунків» на цьому сайті робить це. Не є юридичною консультацією.

Див. також: Рік бухгалтерії на прикладі