Как составить коммерческое предложение и подтвердить заказ

Коротко: Хорошее предложение чётко называет услугу, цену, срок и условия; договор возникает лишь с принятием заказчиком, и его нужно подтвердить письменно.

Подробнее: Кто предлагает услуги или товары, часто сначала пишет предложение (Angebot). Оно служит заказчику для сравнения, а вам — для защиты. Это общая информация, а не юридическая или налоговая консультация; правила и сроки меняются, проверяйте их в налоговой, палате или у налогового консультанта.

Подробности

Что должно быть в предложении

• Отправитель и получатель с полным адресом, дата, номер предложения.
• Описание услуги как можно точнее (объём, количество, результат, что не включено).
• Цена: цены за единицу и итоговые, почасовые ставки, нетто или брутто (для малого бизнеса примечание по § 19 UStG без НДС).
• Срок/время поставки и срок действия («предложение действительно до …»).
• Условия оплаты (срок оплаты, аванс, платежи частями).
• Замечания об изменениях и дополнительных услугах (почасовая ставка за дополнительные усилия) и, если есть, условия.

Правовые рамки

Предложение — это оферта на заключение договора; если заказчик её принимает, договор возникает. Оговоркой «возможны изменения» или «без обязательств» можно сохранить за собой изменения. Смета — оценка; значительное превышение нужно сообщить заказчику. Для несовершеннолетних договор действителен только с согласия законных представителей; для самостоятельного бизнеса с одобрением суда действуют особые правила (см. заметки о бизнесе несовершеннолетнего).

Подтверждение заказа

После принятия вы пишете подтверждение заказа с согласованными ключевыми данными: услуга, цена, сроки. Так появляется письменная запись, а недоразумения проявляются рано. При запросах на изменение фиксируйте новую договорённость письменно (часто достаточно электронной почты). Храните предложения, подтверждения и переписку; они считаются деловыми письмами.

Практические советы

Считайте реалистично (время, материалы, транспортные расходы, налоги, запас); слишком низкие цены — самая частая ошибка. Пишите понятно, а не жаргоном. Установите срок действия, просите письменное подтверждение и назовите чёткое контактное лицо. Шаблоны помогают, но адаптируйте их. Для крупных заказов просите аванс.

См. также: Расчёт цен, Как писать счета, Договоры и условия для малых основателей, Правило малого предприятия