Rechnung schreiben (Pflichtangaben nach § 14 UStG)

Kurz: Eine Rechnung in Deutschland braucht bestimmte Pflichtangaben, sonst kann der Empfänger die Vorsteuer verlieren und das Finanzamt beanstandet sie.

Genauer: Wichtig sind Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das Entgelt aufgeteilt nach Steuersätzen, der Steuerbetrag und ein Hinweis auf Steuerbefreiung, falls zutreffend.

Kontext bei uns: Der Rechnungs-Generator prüft diese Angaben live, rechnet Netto, USt, Brutto und Skonto, erzeugt ein PDF mit Zahlungs-QR-Code und mahnt bei Überfälligkeit.

Im Detail

Keine Steuerberatung.

Pflichtangaben

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Menge und Art der Lieferung oder Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder Leistungszeitraum)
7. Entgelt nach Steuersätzen getrennt und im Voraus gewährte Minderungen (z. B. Skonto)
8. Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
9. Bei Kleinunternehmern der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird

Kleinbetragsrechnung

Bis 250 € brutto reichen weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art der Leistung, Brutto-Betrag und Steuersatz.

E-Rechnung

Seit 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können (Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD). Das Ausstellen wird schrittweise Pflicht. Ein PDF per E-Mail ist dann keine E-Rechnung mehr. Details: E-Rechnung.

Typische Fehler

• Rechnungsnummer doppelt oder mit Lücken.
• Leistungszeitpunkt fehlt.
• Falscher Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %).

Siehe auch: Aufbewahrungsfristen für Belege, Verzugszinsen und Mahnung