E-Rechnung

Kurz: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, die automatisch verarbeitet werden kann. Ein PDF zählt in Deutschland dafür nicht.

Genauer: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr (B2B) empfangen können. Das Ausstellen wird stufenweise Pflicht, zuerst für große Unternehmen, später für alle. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die Basis-WL-Profile). Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen.

Im Detail

Stand und Fristen ändern sich, bitte prüfen.

• XRechnung: reines XML, vorgesehen für Behörden.
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebettetem XML. Der Mensch liest das PDF, die Maschine das XML.
• EN 16931: der europäische Standard, nach dem beide Formate aufgebaut sind.
• Warum: weniger Fehler, schnellere Prüfung der Umsatzsteuer, weniger Betrug.
• Was ändert sich: Rechnungsprogramme müssen die Formate erzeugen können. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich nach den Übergangsfristen nicht mehr ausreichend.

Siehe auch: Rechnung schreiben (Pflichtangaben nach § 14 UStG)