Aufbewahrungsfristen für Belege

Kurz: Rechnungen und Buchungsbelege müssen Unternehmen in Deutschland meist acht Jahre aufbewahren, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Privatpersonen haben kürzere Pflichten, sollten aber Belege für Garantie und Steuer aufheben.

Genauer: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege die verkürzte Frist von acht Jahren (vorher zehn). Handels- und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Kontext bei uns: Der Rechnungs-Generator warnt vor dem Löschen einer Rechnung und empfiehlt vorher eine Sicherung.

Im Detail

Keine Steuer- oder Rechtsberatung.

• Unternehmen: Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Verträge mit Steuerrelevanz: 8 bis 10 Jahre je nach Art, aktuelle Fristen im Steuerberater-Gespräch prüfen.
• Aufbewahrung digital: Erlaubt, wenn die Unterlagen unveränderbar, lesbar und auffindbar sind (GoBD). Ein bloßes Foto reicht nicht immer.
• Privatpersonen: Für Handwerkerleistungen und Rechnungen über haushaltsnahe Dienstleistungen zwei Jahre (§ 14b UStG). Kassenbons für Gewährleistung so lange, wie die Frist läuft.
• Steuererklärung: Belege mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids behalten.
• Datenschutz: Nach Ablauf der Frist müssen Unterlagen mit Personenbezug gelöscht werden.

Siehe auch: Rechnung schreiben (Pflichtangaben nach § 14 UStG)