Belege aufbewahren und GoBD: Ordentlich dokumentieren

Kurz: Geschäftsbelege müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden; die GoBD regeln, wie digitale Aufbewahrung und Buchführung korrekt aussehen.

Genauer: Das Finanzamt kann Unterlagen prüfen. Wer ordentlich dokumentiert, erspart sich Ärger und Schätzungen. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Dies ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung; Regeln und Fristen ändern sich, prüfe sie bei Finanzamt, IHK oder Steuerberatung.

Im Detail

Was aufbewahrt wird

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Quittungen, Kontoauszüge.
• Verträge, Angebote, Geschäftsbriefe, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt.
• Bücher, Aufzeichnungen (zum Beispiel Einnahmen-Überschuss-Rechnung), Jahresabschlüsse, Inventuren.
• Unterlagen zu Steuern und Anlagen (Fahrtenbuch, Anlageverzeichnis). Belege müssen echt, vollständig, zeitnah (möglichst sofort) erfasst und geordnet sein.

Aufbewahrungsfristen (Überblick)

Typische Fristen sind 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und bestimmte Unterlagen, 8 Jahre für Buchungsbelege (nach Änderung durch das Bürokratieentlastungsgesetz, früher 10 Jahre) und 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand. Prüfe die aktuellen Fristen beim Finanzamt, der IHK oder der Steuerberatung, da sie sich ändern können.

Digital aufbewahren

Papierbelege dürfen gescannt und vernichtet werden, wenn der Scan lesbar, vollständig und unveränderbar ist und ein dokumentiertes Verfahren besteht (Verfahrensdokumentation). Wichtig: Revisionssichere Archivierung (keine nachträgliche Änderung, Zeitstempel/Protokoll), Wiederauffindbarkeit (Dateinamen, Ordnerstruktur), Datensicherung (3-2-1) und Zugriff für die Betriebsprüfung. E-Mail-Rechnungen und PDFs müssen im Originalformat archiviert werden, ein Ausdruck genügt nicht. E-Rechnungen (strukturierte Formate wie XRechnung/ZUGFeRD) werden schrittweise Pflicht im B2B-Bereich.

Praxis

1. Sofort erfassen, Belege fotografieren/scannen und benennen (2026-03-14_Material_Hornbach_24,90.pdf).
2. Ein System: Ordner pro Jahr und Monat, oder Buchhaltungs-/Beleg-App.
3. Privat und geschäftlich trennen (eigenes Konto).
4. Bargeld dokumentieren (Kassenbuch).
5. Monatlich abstimmen (Kontoauszug gegen Belege).
6. Nach Fristablauf löschen, sofern keine anderen Pflichten (Datenschutz, Garantie) bestehen. Verlorene Belege lassen sich oft über Duplikate beim Händler oder Bank ersetzen; für Ausnahmen gibt es Eigenbelege.

Siehe auch: Buchhaltungssoftware und Kassenbuch, Ein Jahr Buchführung (EÜR), Backup-Strategie, Scannen und OCR