Beschäftigtendatenschutz und Bewerberdaten

Kurz: Arbeitgeber dürfen Daten von Bewerbern und Mitarbeitenden nur erheben, soweit es für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist; heimliche Überwachung und unnötige Fragen sind tabu.

Genauer: In Beschäftigungsverhältnissen gilt § 26 BDSG neben der DSGVO: Daten dürfen verarbeitet werden, wenn es für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Weil Beschäftigte abhängig sind, ist Einwilligung nur eingeschränkt freiwillig. Dies ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung; Gesetze ändern sich, und Einzelfälle können anders liegen. Bei konkreten Problemen hilft eine Beratung (Verbraucherzentrale, Anwalt, Datenschutzaufsicht).

Im Detail

Bewerbung

Arbeitgeber dürfen fragen, was für die Stelle relevant ist (Qualifikation, Berufserfahrung). Unzulässig sind Fragen zu Schwangerschaft, Familienplanung, Religion, Partei, Gewerkschaft, Vorstrafen (außer bei Stellen, wo es relevant ist, etwa Kinderbetreuung), Krankheiten (außer bei Bedeutung für die Tätigkeit) und Vermögensverhältnissen. Bei unzulässigen Fragen darf man bei der Wahrheit nicht verpflichtet sein und notfalls unwahr antworten (Recht zur Lüge, nur bei unzulässigen Fragen). Bewerbungsunterlagen sind vertraulich; nach Ende des Verfahrens zurückgeben oder löschen (in der Regel nach etwa drei bis sechs Monaten, wegen möglicher Klagen nach dem AGG). Eine Aufnahme in Talentpools braucht Einwilligung. Das Googeln von Bewerbern ist nur begrenzt zulässig (berufliche Netzwerke ja, privates Social Media kaum).

Im Arbeitsverhältnis

Zulässig: Daten für Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Personalakte, Sozialversicherung. Die Personalakte muss vollständig, wahr und vertraulich sein; Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht. Private Nutzung von E-Mail/Internet am Arbeitsplatz: Regelungen im Vertrag oder Betriebsvereinbarung nötig. Überwachung (Videoüberwachung, Mitarbeiterüberwachung per Software, GPS) nur bei konkretem Anlass, Verhältnismäßigkeit und Information; Mitbestimmung des Betriebsrats. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt.

Rechte der Beschäftigten

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch gelten auch hier. Bei Verstößen kann man sich an Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat, Datenschutzaufsicht wenden. Schadensersatz ist möglich. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses müssen Daten gelöscht werden, soweit keine Aufbewahrungsfristen (Steuer, Sozialversicherung, Lohnunterlagen mehrere Jahre) entgegenstehen.

Tipps

Für Auszubildende gilt dasselbe. Bewahre Bewerbungs-, Vertrags- und Zeugnisunterlagen sicher auf. Fotos der Beschäftigten (Webseite, Social Media) brauchen in der Regel eine freiwillige schriftliche Einwilligung, die man widerrufen kann. Als Arbeitgeber: Datenschutzinformationen für Bewerber/Beschäftigte, Berechtigungskonzepte für Personaldaten, Löschkonzept.

Siehe auch: Arbeitsvertrag, Videoüberwachung, Betroffenenrechte