EMZETT.Belgeleri saklama ve GoBD: düzgün belgeleme
Kısaca: İş belgeleri eksiksiz, izlenebilir ve değiştirilmemiş saklanmalıdır; GoBD, doğru dijital saklamanın ve muhasebenin nasıl göründüğünü düzenler.
Biraz daha ayrıntılı: Vergi dairesi belgeleri inceleyebilir. Düzgün belgeleyen kendini sıkıntıdan ve tahminlerden korur. GoBD, kitapların, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde düzgün tutulmasına ve saklanmasına ilişkin Alman ilkelerinin kısaltmasıdır. Bu genel bilgidir ve hukuki ya da vergi tavsiyesi değildir; kurallar ve süreler değişir, vergi dairesi, oda ya da bir vergi danışmanıyla kontrol et.
Ayrıntılı
Ne saklanır
- Gelen ve giden faturalar, kasa fişleri, makbuzlar, banka ekstreleri.
- Sözleşmeler, teklifler, iş mektupları, iş içerikli e-postalar.
- Kitaplar, kayıtlar (örneğin gelir-fazla tablosu), yıllık hesaplar, envanterler.
- Vergilere ve varlıklara ilişkin belgeler (sürüş defteri, varlık sicili). Belgeler gerçek, eksiksiz, vakitlice (ideal olarak hemen) ve düzenli kaydedilmelidir.
Saklama süreleri (genel bakış)
Tipik süreler kitaplar, yıllık hesaplar ve bazı belgeler için 10 yıl, muhasebe belgeleri için 8 yıl (Bürokrasi Azaltma Yasası değişikliğinden sonra, önceden 10 yıl) ve ticari ve iş mektupları için 6 yıl’dır. Süre, belgenin doğduğu takvim yılının sonunda başlar. Değişebileceğinden güncel süreleri vergi dairesi, oda ya da vergi danışmanıyla kontrol et.
Dijital saklama
Kâğıt belgeler, tarama okunaklı, eksiksiz ve değiştirilemez ise ve belgelenmiş bir yöntem (yöntem belgelemesi) varsa taranıp imha edilebilir. Önemli: denetime uygun arşivleme (sonradan değişiklik yok, zaman damgası/günlük), bulunabilirlik (dosya adları, klasör yapısı), veri yedeği (3-2-1) ve vergi denetimi için erişim. E-posta faturaları ve PDF’ler özgün biçimlerinde arşivlenmelidir; bir çıktı yetmez. E-faturalar (XRechnung/ZUGFeRD gibi yapılandırılmış biçimler) B2B’de kademeli olarak zorunlu hâle gelmektedir.
Uygulama
- Hemen kaydet, belgeleri fotoğrafla/tara ve adlandır (
2026-03-14_Malzeme_Magaza_24.90.pdf). - Tek bir sistem: yıl ve ay başına klasör ya da muhasebe/belge uygulaması.
- Özel ile işi ayır (ayrı hesap).
- Nakdi belgele (kasa defteri).
- Aylık mutabakat (banka ekstresi ile belgeler).
- Süre sonrasında, başka yükümlülükler (gizlilik, garanti) yoksa sil. Kayıp belgeler çoğu zaman satıcıdan ya da bankadan kopyalarla yerine konabilir; istisnalar için kendin düzenlediğin belgeler vardır.
Ayrıca bak: Muhasebe yazılımı ve kasa defteri, Bir yıllık defter tutma (EÜR), Yedekleme stratejisi, Tarama ve OCR