Хранение документов и GoBD: как правильно документировать

Коротко: Деловые документы нужно хранить полными, прослеживаемыми и неизменёнными; GoBD регулируют, как выглядит правильное цифровое хранение и бухгалтерия.

Подробнее: Налоговая может проверять документы. Кто документирует правильно, избавляет себя от хлопот и оценок. GoBD — сокращение от немецких принципов надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме. Это общая информация, а не юридическая или налоговая консультация; правила и сроки меняются, проверяйте их в налоговой, палате или у налогового консультанта.

Подробности

Что хранится

• Входящие и исходящие счета, кассовые чеки, квитанции, банковские выписки.
• Договоры, предложения, деловые письма, электронные письма с деловым содержанием.
• Книги, записи (например, отчёт о доходах и избытке), годовая отчётность, инвентаризации.
• Документы по налогам и имуществу (журнал поездок, реестр активов). Документы нужно записывать достоверно, полно, своевременно (в идеале сразу) и упорядоченно.

Сроки хранения (обзор)

Типичные сроки: 10 лет для книг, годовой отчётности и некоторых документов, 8 лет для бухгалтерских документов (после изменения Законом о сокращении бюрократии, ранее 10 лет) и 6 лет для коммерческих и деловых писем. Срок начинается в конце календарного года, в котором возник документ. Актуальные сроки проверяйте в налоговой, палате или у налогового консультанта, так как они могут меняться.

Цифровое хранение

Бумажные документы можно отсканировать и уничтожить, если скан читаем, полон и неизменяем и существует задокументированная процедура (документация процедуры). Важно: пригодное для аудита архивирование (без последующих изменений, метка времени/журнал), находимость (имена файлов, структура папок), резервное копирование (3-2-1) и доступ для налоговой проверки. Счета по электронной почте и PDF нужно архивировать в исходном формате; распечатки недостаточно. Электронные счета (структурированные форматы вроде XRechnung/ZUGFeRD) постепенно становятся обязательными в B2B.

Практика

1. Фиксируйте сразу, фотографируйте/сканируйте и называйте документы (2026-03-14_Материал_Магазин_24.90.pdf).
2. Единая система: папка на каждый год и месяц или приложение для бухгалтерии/документов.
3. Разделяйте личное и деловое (отдельный счёт).
4. Документируйте наличные (кассовая книга).
5. Сверяйте ежемесячно (банковская выписка с документами).
6. По истечении срока удаляйте, если нет других обязательств (конфиденциальность, гарантия). Утерянные документы часто можно заменить дубликатами от торговца или банка; для исключений есть документы собственного изготовления.

См. также: Бухгалтерское ПО и кассовая книга, Год бухгалтерии (EÜR), Стратегия резервного копирования, Сканирование и OCR