IT-Asset-Management und Softwarelizenzen im Überblick

Kurz: IT-Asset-Management erfasst Hardware und Software mit Besitzer, Standort und Lebenszyklus; Lizenzmanagement stellt sicher, dass genug, aber nicht zu viele Lizenzen vorhanden und korrekt genutzt sind.

Genauer: Wer nicht weiß, was er besitzt, kann es weder sichern, patchen, planen noch abrechnen. Ein Inventar ist Grundlage für Sicherheit (Schwachstellen), Kosten und Compliance.

Im Detail

Inventar (Hardware und Software)

• Hardware: Gerätetyp, Hersteller, Seriennummer, Inventarnummer/Barcode, Standort, Benutzer, Kaufdatum/Garantie, Wartungsvertrag, Status (lager, im Einsatz, defekt, ausgemustert).
• Software: Name, Version, Hersteller, Lizenzart, Anzahl, Schlüssel, Laufzeit, Installationsorte.
• Werkzeuge: Tabellen für kleine Umgebungen, GLPI, snipe-IT, Lansweeper, OCS Inventory, MDM/Intune, Barcode-/QR-Etiketten.
• Automatische Erfassung (Agent/Netzwerk-Scan) ergänzt manuelle Pflege; CMDB verknüpft Abhängigkeiten.
• Lebenszyklus: Beschaffung → Inbetriebnahme → Betrieb → Wartung → Außerbetriebnahme (Daten sicher löschen, ordnungsgemäß entsorgen/recyceln, ElektroG).

Lizenzarten

• Einzelplatz/Volumenlizenz: pro Gerät/Benutzer.
• Abonnement (SaaS): Microsoft 365 u. ä., pro Nutzer/Monat.
• Concurrent/Floating: gleichzeitige Nutzer.
• OEM (an Gerät gebunden), Retail (übertragbar), Open Source (GPL, MIT, Apache: Pflichten beachten, siehe Open-Source-Lizenzen), Freeware/Shareware, Kernlizenzen (pro CPU-Kern: Datenbanken/Server).
• Client Access Licenses (CAL) bei Server-Software.
• Bildungs-/Non-Profit-Lizenzen mit Einschränkungen (nur nicht-kommerziell).

Compliance und Kosten

• Unterlizenzierung: mehr Nutzung als Lizenzen → Nachforderungen, Strafen (Audit der Hersteller).
• Überlizenzierung: ungenutzte Lizenzen kosten Geld → bereinigen/kündigen.
• Lizenzbedingungen (Nutzungsrechte, Weitergabe, Virtualisierung, Cloud) lesen.
• Nachweise: Kaufbelege, Lizenzzertifikate, Schlüssel sicher (Passwortmanager/Tresor).
• Gebrauchtsoftware rechtlich differenziert (EU-Erschöpfungsgrundsatz), Cracks/Raubkopien sind illegal und ein Sicherheitsrisiko (Malware).
• Shadow IT (unbekannte Tools/Cloud-Dienste) erkennen; Einkauf zentral.

Praxis für dich

• Zu Hause/Gewerbe: Tabelle mit Gerät, Seriennummer, Kaufdatum, Garantie, Beleg-Foto; Inventar-Tool der Seite nutzen.
• Retro-Sammlung/Lagerbestand ist auch ein Inventar (Zustand, Einkaufspreis, Standort).
• Garantiefristen und Rechnungen helfen bei Reklamation und Steuer (Anlagenverzeichnis, AfA, GWG).
• Software: Nur benötigte installieren, Lizenzen dokumentieren, Open-Source-Lizenz der eigenen Projekte klären.
• Prüfung: Begriffe CMDB, Lizenzarten, Inventarisierung, Lebenszyklus erklären.

Siehe auch: Open-Source-Lizenzen, Abschreibung und GWG, ITIL und IT-Service-Management